Die Begriffe Industrie 4.0 und Digitalisierung im Kontext von Geschäftsprozessen stehen in der Politik als auch im Wirtschafts- und Bildungssektor häufig im Fokus von Debatten. Dabei stehen oftmals Themen wie die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die Wettbewerbsfähigkeit kleiner und mittelständischer Unternehmen im Mittelpunkt der Diskussionen.
Aktuelle Studien zeigen nach wie vor den Handlungsbedarf für Digitalisierungsmaßnahmen in Deutschland auf. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das Potenzial für die Geschäftsprozessoptimierung und -digitalisierung deutlich erkennbar. Dennoch gehen Fragen hervor, die sich mit der Art und Weise der Umsetzung eines solchen Vorhabens beschäftigen. Denn einigen Unternehmern stehen entweder nicht ausreichend Kenntnisse zur Verfügung oder entsprechend viele Informationen, die sie ohne IT-Experten nicht bewältigen können. Auch die Frage nach dem erkennbaren Nutzen wird noch häufig gestellt. Deshalb möchten wir kleinen und mittelständischen Unternehmen einen Leitfaden für dieses Thema aufzeigen, die Begriffe einordnen und Vorgehensmodelle beschreiben. Damit möchten wir den folgenden Beitrag leisten:
- Die Hemmnisse bezüglich der Prozessoptimierung und -automatisierung verringern
- Durch die Einordnung von Begriffen Transparenz schaffen
- Das Selbstbewusst kleiner und mittelständischer Unternehmen bezüglich Innovation und Digitalisierung steigern
Grundlagen für die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Entwicklung vom Geschäftsprozess hinzu dessen Automatisierung besteht aus verschiedenen Phasen, die durchlaufen werden sollten. Beginnend mit der Prozessdefinition hin zur Optimierung, gefolgt von der Digitalisierung und seiner anschließenden Automatisierung. Diese Phasen werden im Rahmen dieses Beitrags systematisch dargestellt und erläutert. Zunächst sollen die wesentlichen Begriffe definiert werden.
Definition des Begriffs Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess ist eine Kette von inhaltlich zusammenhängenden Aktivitäten, die zur Leistungserstellung und -verwertung vollzogen werden müssen und zu einem abgeschlossenen Ergebnis führen, das einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.
Definition des Begriffs Prozessmanagement
Unter dem Prozessmanagement sind alle planerischen, organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen zur zielgerichteten Steuerung der Wertschöpfungskette eines Unternehmens im Hinblick auf die Zielsetzung (Kosten, Zeit, Qualität, Innovationsfähigkeit, Kundenzufriedenheit) zu verstehen.
Definition des Begriffs Prozessmodell
Durch neue Informationstechniken werden Abläufe möglich, die in vielerlei Hinsicht zu einer Steigerung der Effektivität und Effizienz beitragen können. Mit Hilfe von Modellierungstools kann die Erstellung von Prozessmodellen vereinfacht werden. Diese bilden die Vorlage für die die Gestaltung von Informationssystemen. Prozessmodelle helfen bei der Gestaltung und Optimierung von Prozessen. Process Engines führen Prozesse direkt auf der Basis von Prozessmodellen aus. Um eine möglichst hochwertige und ordnungsgemäße Prozessmodelle gestalten zu können, werden diese in der Regel auf Basis von Grundsätzen entworfen. Diese lauten:
- Grundsatz der Richtigkeit
- Grundsatz der Relevanz
- Grundsatz der Klarheit
- Grundsatz der Vergleichbarkeit
- Grundsatz des systematischen Aufbaus
- Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Beispiel eines vereinfachten Prozessmodells im Rahmen der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
In diesem Beispiel werden Anträge im PDF-Format eingereicht und zwischen drei Abteilungen zur Genehmigung weitergeleitet.
Optimierung von Geschäftsprozessen
Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen wird angestrebt, bestehende Prozesse zu verbessern, indem diese analysiert, evaluiert und bei erkennbarem Verbesserungspotenzial anzupassen oder gar neu zu konzipieren. Messbare Größen sind beispielsweise die Zeit- oder Kostenersparnis oder die Effizienz und Durchlaufzeit eines Prozesses.
Ansätze zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Für die Optimierung von Prozessen können verschiedene Ansätze verfolgt werden. Wir zeigen zwei bekannte Vorgehensweisen auf.
- Business Process Reengineering: Hier wird der Ansatz verfolgt, nachhaltige Produktivitätssteigerungen durch wesentliche Anpassungen der Prozesse zu erreichen. Hierzu werden die organisatorischen Grundannahmen überprüft und durchleuchtet, um vermeidbare organisatorische und kulturelle Einschränkungen bei der Neugestaltung abzubauen.
- Feststellung des Reifegrades: Ein Reifegradmodell umfasst eine Folge sogenannter Reifegrade (engl. Maturity level) und beschreibt dadurch einen antizipierten, gewünschten oder typischen Entwicklungspfad. Reifegrade sind durch festgelegte Merkmale und Merkmalsausprägungen definiert. Reifegradmodelle verfolgen die Ziele hinsichtlich der Messung des Fortschritts, des Aufdeckens von Defiziten und das Erkennen von Optimierungspotenzialen. Die Maßnahmen für die Optimierung werden mit Hilfe von Prioritäten festgelegt. Zusätzlich können Anforderungen der Stakeholder in Betracht gezogen werden, welche bei der Anpassung des Prozesses einfließen.
Beispiel eines Reifegradmodells
Ein bekanntes Reifegradmodell ist das CMMI, welches aus fünf Ebenen und Leistungsniveaus besteht, um die Bewertung oder den Reifegrad eines Prozesses festzustellen. Dieses wird im Zuge der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen häufig angewendet. Eine Beschreibung der Charakteristiken soll Aufschluss über die Definition des Zustands geben (in Ahnlehung an Schmelzer & Sesselmann, 2008, S.334).
Digitalisierung im Rahmen der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Nachdem die Bewertung der Geschäftsprozesse vorgenommen wurde, kann deren Optimierung umgesetzt werden. Im Rahmen der Definition der SOLL, können Maßnahmen für die Digitalisierung einbezogen werden. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass im Zuge der Gestaltung verbesserter Prozesse entsprechende Schnittstellen definiert und Systeme integriert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um einfache Prozesse. Ein solcher Prozess kann der Versandt eines Formulars zwischen zwei Abteilungen sein, der über die Hauspost stattfindet. Im Rahmen der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen, können anstelle der Hauspost bestehende Systeme, die von beiden Abteilungen genutzt werden, für das Versenden der Dateien genutzt werden. Greifbare Beispiele hierfür sind die Versendung von Formularen per E-Mail oder durch organisationsweit genutzte operative Systeme.
Zusammenfassung der Phasen für die Optimierung von Geschäftsprozessen
Wir fassen die wichtigsten Punkte bezüglich der Optimierung von Geschäftsprozessen nochmals für Sie zusammen.
Um die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ganzheitlich und langfristig umzusetzen, ist in der nächsten Phase die Erhebung solcher Prozesse erforderlich, die ein besonders hohes Automatisierungspotenzial aufzeigen. Wie diese aufgedeckt werden können, beschreiben wir im folgenden Abschnitt.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der effektivste und wichtigste Schritt die geeigneten Prozesse mit entsprechend hohem Optimierungspotenzial aufzudecken. Nicht alle Prozesse sind für die Automatisierung geeignet. Insbesondere komplexe und sich dauernd ändernde Prozesse gelten als ungeeignet, da aufgrund ihrer dynamischen Eigenschaften nur sehr schwer eine langfristige Automatisierung erreicht werden kann. Sie sollten sich daher bei der Wahl der Prozesse an den Auswahlkriterien für automatisierbare Prozesse orientieren. Diese haben wir für Sie zusammengefasst:
Robotic Process Automation als Ansatz für die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Anwendung einer Technologie, die es Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, eine Computersoftware oder einen „Roboter“ so zu konfigurieren, dass er bestehende Anwendungen erfasst und interpretiert, um eine Transaktion zu verarbeiten, Daten zu manipulieren, Reaktionen auszulösen und mit anderen digitalen Systemen zu kommunizieren [1].
Fazit
Im Rahmen dieses Beitrags wurden die Phasen von der Optimierung bis hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen aufgezeigt. Die genannten Kriterien und Phase verdeutlichen, wie wichtig ein geeigneter Partner mit entsprechender Expertise für die Umsetzung eines solchen Vorhabens ist. Bei Fragen zum Thema sind wir gerne für Sie da!
