Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Ressourcen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu maximieren. Ein großer Einflussfaktor spielen hierbei zeitintensive Prozesse, die keinen oder nur einen geringen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Ein Problem, das viele Abteilungen aller Größenordnungen kennen. Abhilfe kann hierbei die Automatisierung von Workflows leisten. Welche Vorteile und Herausforderungen sich hinter dieser Thematik verbergen, erläutern wir in diesem Blogbeitrag.
Gründe für die Automatisierung von Workflows
Unternehmen benötigen Maßnahmen, die die betriebliche Effizienz fördern. In einigen Unternehmen wird es immer schwerer gewissen Positionen, die mit Routineaufgaben verbunden sind, zu besetzen. Allerdings ist die Durchführung solcher Aufgaben für die Unternehmensprozesse essenziell. In anderen Fällen wachsen Organisationen schnell und benötigen innovative Werkzeuge, die zeitraubende Tätigkeiten rationalisieren. In beiden Fällen könnte die Automatisierung solcher Workflows eine große Hilfestellung leisten, welche nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart.
Die Automatisierung bietet diese Lösungen, indem sie manuell repetitive Aufgaben auslagert, sodass Ihr bestehendes Team seine Talente auf strategischere Projekte konzentrieren kann.
Beispiel für die Automatisierung von Workflows
Nehmen Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter, der unzählige Stunden mit dem Bearbeiten von ein- und ausgehenden Dokumenten verbringt. Oder den Fachmann, der Daten und Dokumente immer noch manuell verarbeiten muss und seine wertvolle Zeit darin investiert, sie von einem Dateiformat in ein anderes zu übersetzen. Darüber hinaus werden häufig viele Stunden mit der Fehlersuche oder Einholen von Informationen verbracht, wenn ein Dateitransfer fehlschlägt oder ein Dokument unvollständig ist. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, wie Ihre vorhandenen Mitarbeiter ihren Fokus auf Aufgaben mit höherer Priorität verlagern können. Die Antwort lautet Automatisierung.
Die Automatisierung von Dokumentenworkflows ist ein mächtiges Werkzeug, da es Mitarbeitern ermöglicht, sich von den damit verbundenen Aufgaben abzuwenden und sich stattdessen auf strategischere und wertschöpfende Projekte und Tätigkeiten zu konzentrieren. Zusätzliche Mehrwerte, die mit der Automatisierung einhergehen sind die Reduzierung menschlicher Fehler, die Erhöhung der Genauigkeit und eine erhöhte Transparenz durch automatische Benachrichtigungen.
So können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen an jedem Punkt des Automatisierungsprozesses eingebunden werden, um wichtige Mitarbeiter über Aktivitäten innerhalb des Workflows zu informieren. Dies hilft Unternehmen, Misserfolge und Erfolge schnell zu erkennen und entsprechend anzupassen. Weitere Vorteile und Funktionen werden nachfolgend beschrieben.
Vorteile für die Automatisierung von Dokumentenworkflows
Zeitplanung:
Die integrierte Zeitplanung ermöglicht die Ausführung von Workflows zu zukünftigen Daten und Zeiten. Planen Sie zum Beispiel Workflows als „einmalig“ oder richten Sie sie so ein, dass sie zu verschiedenen Zeiten ausgeführt werden – jede Minute, jede Stunde oder jeden Tag – oder in einem anderen Intervall Ihrer Präferenz. Das Ergebnis sind weniger Interaktionen und eine höhere Effizienz für die Mitarbeiter.
Datei-Überwachung:
Überwachen Sie die Dateien in Ihrem Unternehmen mit größerer Genauigkeit. Durch Automatisierung können Sie zum Beispiel alle Dateien überwachen oder scannen, die in bestimmten Ordnern auf Ihrem Netzwerk, geändert oder gelöscht wurden. So profitieren Sie von einer besseren Übersicht bei geringerem Zeitaufwand für manuelle Prozesse.
Auslöser:
Legen Sie Auslöser für überwachte Ereignisse fest, z. B. Datei-Uploads oder -Downloads beim Eingang einer E-Mail mit Dateianhang. Im Zuge der Automatisierung Ihres Dokumentenworkflows, wird die Datei automatisch heruntergeladen und an der entsprechenden Stelle abgelegt. Nachdem eine Datei hochgeladen wurde, soll sie beispielsweise in einem Ordner archiviert oder durch die Ausführung eines Formularverarbeitungsprogramms auf Vollständigkeit überprüft werden. Dies sind jedoch nur wenige Beispiele für das Setzen sogenannter Trigger. Das Setzen eines Triggers ermöglicht es Ihnen, eine Abfolge von Aktionen in Gang zu setzen, die durch ein Ereignis ausgelöst werden. Mit Triggern entfällt der zeitaufwändige Prozess der manuellen Ausführung von Routine-Folgeaufgaben.
Herausforderungen für die Automatisierung von Workflows
Die Anzahl der am Markt verfügbaren Anwendungen für die Automatisierung von Workflows, ist in den letzten Jahren enorm gestiegen. Unternehmen stehen oftmals vor den Herausforderungen, dass sie nicht über ausreichend Know-How oder Experten verfügen oder nicht genügend Kapazität für die Evaluierung geeigneter Tools vorhanden ist. Es bedarf einer umfangreichen Recherche für die Auswahl geeigneter Anwendungen, da sowohl Kosten, Schnittstellen und die Integrationsmöglichkeit in die aktuelle IT-Landschaft eine bedeutende Rolle spielen. Aufgrund des damit verbundenen Aufwands resultiert in vielen Unternehmen eine Unsicherheit bezüglich der Automatisierung, weshalb sie dieses Vorhaben nicht umsetzen.
Ein weiterer initialer Faktor besteht darin, dass in manchen Organisationen nicht eindeutig ist, welche Prozesse ein hohes Automatisierungspotenzial aufweisen oder wie diverse Prozesse eventuell zusammengefasst oder optimiert werden können.
Wir haben zu diesem Thema bereits einen ausführlichen Blogbeitrag geschrieben, der die wichtigsten Aspekte und Phasen für Sie zusammenfasst.
Ansätze für die Automatisierung
Sowohl aus Sicht der Wissenschaft als auch der Perspektive der der Wirtschaft rückt die Wichtigkeit in Bezug auf die Automatisierung von Routineaufgaben immer stärker in den Fokus. In den vergangenen Jahren ist hat insbesondere der Ansatz Robotic Process Automation (RPA) an Prominenz gewonnen.
Robotic Process Automation (RPA) als Ansatz [1]:
Robotic Process Automation (RPA) ist die Anwendung einer Technologie, die es Mitarbeitern in einem Unternehmen ermöglicht, eine Computersoftware oder einen „Roboter“ zu konfigurieren, der bestehende Anwendungen zur Verarbeitung einer Transaktion erfasst und interpretiert, Daten manipuliert, Reaktionen auslöst und mit anderen digitalen Systemen kommuniziert.
Fazit
Die Automatisierung von Workflows bietet einige Vorteile, welche sich auf die Faktoren Zeit, Kosten, Ressourcen und Innovation auswirken. Herausforderungen, die mit der Automatisierung einhergehen, resultieren aus einer fehlenden Expertise, geringen Kapazitäten und der Unsicherheit.
